הקמת בית קפה ניהול בית קפה הינו מורכב, ובמקרים רבים, שולי הרווח בעסק כזה הם קטנים. לכן, כשהולכים על הקמת עסק חדש מומלץ להקפיד כבר בראשית הדרך על תכנון מסודר וביצוע נכון. הקמת בית קפה נעשית ב 3 שלבים עיקריים שאין לדלג על אף אחד מהם. הראשון הוא אפיון, ובמקרה הנ"ל הגדרת קהל היעד, בחירת שם מתאים, בחירת מקום העסק, חשיבה לגבי סכומים ראשונים נדרשים, הערכת זמן עד לפתיחה ועוד. לאחר מכן, יש להזמין או להכין תכנית עסקית אשר תספק מבט מקצועי על התכנון הכלכלי והפיננסי. היא תספק מענה לשאלות דוגמת: הערכת הוצאות צפויות לרכישת ציוד למקום, רכישת חומרי גלם, פרסום, שיפוץ ועיצוב בית הקפה וכדומה .כמו כן, הערכת תזרים מזומנים צפוי וצפי לתקבולים ורווחים. אין להפריז בחשיבות תכנית כלכלית כזאת. לבסוף, יש צורך לבחור ישות ובמקרה כזה תתאמנה שתיים: עוסק מורשה או חברה בע"מ. הבחירה היא פונקציה של מחזורי כספים, צרכים, טעם אישי, חזון וכדומה. יש לרשום את הישות במס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי. מומלץ להיעזר ביועצים עסקיים כשל Fran & Mark המתמחים בתחום.